- 企業受付として働きたい
- 企業受付として働く予定
- 企業受付にはどんな人が向いているのか知りたい
- 実際に働いたことのある人の話を聞きたい
そんな声にお答えします。
「暇そう」「ラクそう」とも思われがちですが、思っている以上にハードな仕事です。
この記事では、
・企業受付の仕事内容
・仕事環境
・向いている人
などを実際に企業受付とした働いた経験のある筆者が解説します！
1.企業受付の仕事内容
企業受付とは訪問者が企業に来訪した際に出迎え、適切な案内をする仕事です。
1つの建物に1つの企業が入っていて適切な部署に取り次ぐ所もありますが、私の場合1つの建物に100以上の企業が入っているビルの総合受付として働いていました。
また、来客の対応だけでなく、建物に入居している企業の業務のサポートも仕事でした。
以下に主な仕事内容をまとめました。
- 来客対応
- 電話対応
- 会議室管理
- 郵便物の仕分け
- 荷物・郵便物の発送
- 備品管理
毎日決まった時間に作業があるというより、臨機応変なスケジュールで仕事をしていました。
それぞれの仕事内容について詳しく解説していきます。
・来客対応
企業受付のメイン仕事です。
来客の会社名、名前、訪問先(個人名も)、アポありなしを聞くのが必須でした。
その後訪問先企業に受付から連絡をして、指示を仰ぐという流れです。
はじめは聞き漏れをすることが多くて再度来客に確認することもありました。
また、はじめは来客の企業名を聞き取るのが大変なのはもちろんのこと、そもそも入居している企業名を覚えるのが大変です。
複数の企業が入っている総合受付ですが、訪問者は特定の「△△会社の受付」と思っている人もいます。
「自分の会社名も分からないの？大丈夫？」と不安な気持ちにさせないようにと思い、仕事をしていました。
ひっきりなしに来客対応があるわけではありませんが、何組かが同時に来ると忙しかったです。
・電話対応
自社宛ての電話対応以外にも、入居している企業で働く人間として対応する電話代行の業務がありました。
日にもよりますが多いときは1日40本以上対応をすることも。
法律事務所やIT系、インフラ系、広告系など様々な企業の電話代行をしていました。
各企業宛にかかってきた電話を受付が代行で取り、その後電話内容を担当者にメールで報告する流れでした。
コールセンターに近い業務内容ですね。
録音している電話内容を聞きながら文字を起こしメールを作成するのですが、メールを作成している途中に他の電話が鳴ることもあります。
その場合はメールの作成を中断して、かかってきた電話も対応しなければなりませんでした。
いかに丁寧に速く対応することが求められていました。
電話対応のスキルとタイピングの速さはかなり鍛えられたように思います。
・会議室管理
入居されている企業の方に「会議室を使用したい」と言われたら予約し、入退室の時は台帳にサインをいただいていました。
会議室の使用に伴い、会議室の準備や使用されたあとの掃除も受付の仕事です。
頼まれたらお茶出しをすることもありました。
・郵便物の仕分け
毎日受付にそれぞれの企業宛の郵便物がまとめて届くので企業ごとに仕分けをしました。
また、パソコンに日付や企業名、差出人を入力し、郵便物の管理もしていました。
入力ができたら郵便物が届いている旨を各企業に連絡して受付に取りに来てもらい、渡すのも仕事でした。
休み明けは大量に届くので大変でした～
・荷物・郵便物の発送
毎日宅配業者が集荷に来るので、入居している企業の方から発送の宅配物があれば事前に預かり、宅配業者に渡していました。
郵便物も「切手を貼って出しといて」と言われたらポストに投函に行っていました。
・備品管理
受付で使用する文具やコピー用紙の備品を管理していました。
入居されている企業からも「○○を頼んでおいて欲しい」と言われたら注文をすることもありました。
具体的に仕事で大変だったことややりがいはこちらに書いています。↓
2.企業受付の仕事環境(私の場合)
実際の仕事環境が気になる方はぜひ読んでみてください。
あくまで私の場合なので、これから企業受付として働こうと思っている方は求人をよくチェックしてくださいね！
・勤務時間
9：00～18：00。
残業はほぼなしの週休2日制。
基本的に定時で帰れていたので、仕事終わりに習い事をしている人もいました。
日曜日・祝日は休みで土曜は隔週交代で出勤でした。
しかし人手不足のときは週6→日曜休み→週6のときもありました。
残業がないとは言え、６連休はツラすぎます…。
・年齢層
20代前半～30代前半。
ほとんど20代でした。
指導は厳しかったですが、女性ばかりで年も近いのでプライベートなことも相談することもありました。
・服装
基本的に企業受付は制服があります。
出勤時は自由なので、スニーカーやデニムなどカジュアルな格好をすることもありました。
髪色の指定は特にありませんでしたが、清潔感のある暗めの髪色の人が多かったです。
・給与
いわゆる一般事務と同じくらいだと思います。 あまり良くはないですね…。
ボーナスも微々たるものでした。
約３年ほど働いて受付全体をまとめるリーダーになれば、給与はアップするようでした。
3.企業受付に向いている人
それぞれ詳しく説明します。
・臨機応変に対応できる人
マニュアルに沿って仕事を進めることは大事ですが、マニュアルだけでは補えないことも多々あります。
・書類を外国に送りたいんだけど、どんな方法がある？
・電話機の調子が悪いから確認してくれない？
このようなことも受付に問い合わせがありました。
通常の来客対応や電話対応に加えて、日々あらゆる問い合わせを受けるので臨機応変に動けることは大切でした。
・観察力のある人
細かいことにいち早く気づける人は向いていると思います。
例えば、私は初めてビルを訪れる来客はだいたい表情で分かりました。
初めて来訪する方に不安を感じさせないようにするのも受付の役目です。
より丁寧な説明を心がけるようにしていました。
また、細かいことですがエントランスにゴミが落ちていないか、机や椅子が曲がっていないかなどにもすぐ気づける人は向いていると思います。
私は内向型の性質を活かし、観察力という強みを発揮できました。
・ホスピタリティ精神が強い人
「人の役に立ちたい」「何かをしてあげたい」という気持ちが強い人にはぴったりです。
「こういうことをしたい」と言われたときに「できません」と言うのではなく、「何ができるか」を考えられる人は向いていると思います。
・責任感が強い人
来客対応や電話対応は「自分たちのお客さんのお客さんへの対応」なので、より責任感が求められます。
外部の人は「○○会社の受付の人」という目線で見ます。
自分の挨拶や立ち居振る舞いがその企業のイメージを作ることを考えて仕事をしていました。
強い責任感がある人は向いている仕事だと思います。
4.企業受付に関する疑問にお答えします
企業受付に関する様々な疑問に答えるので、興味のある項目があれば読んでみてくださいね。
・顔採用はある？
「美人じゃないといけないのかな」と不安に思う方もいるかもしれません。
しかし実際はそうではないと思います。
私が採用された後も何人か面接がありましたが、面接官いわく「人柄」が一番大事とのことでした。
素敵な笑顔や誠実な人柄が求められるポイントだと思います。
・正社員の求人はある？
私は正社員で働いていましたが、求人の多くは派遣やパートです。
正社員で働けたのはラッキーだったと思います。
私は結婚を機に夫と暮らすために仕事を辞め、その後も企業受付の求人を探していた時期もありましたが、正社員の求人は少なかったです。
・未経験でもできる？
私が働いていた職場は全員未経験でした。
ただ接客経験があると来客対応への不安は少ないと思います。
特にホテルでの勤務経験があると丁寧な言葉遣いや所作などが十分に活かせると思います。
接客経験がない人は言葉遣いに苦労していたイメージです。
・企業受付に必要な資格はある？
特に必要は資格はありません。
ただ、秘書検定は最低限のビジネスマナーが学べるので、大学生や社会人経験の浅い人には勉強する価値があると思います。
私は大学生のときに2級を取得しました。
また、私の職場は必須ではありませんでしたが、英語ができれば外資系企業の受付もできるので、就職の選択肢は増えると思います。
5.企業受付とは？仕事内容・仕事環境・向いている人について経験者が詳しく解説｜まとめ
企業受付の仕事のイメージが湧いたでしょうか？
想像しているより大変な仕事でしたが、「“受付の対応が良かった“とお客さんに言われたよ」と言われるとやりがいを感じました。
この記事がこれから企業受付として働く方の参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました♪
