- 企業受付として実際に働いていた人から具体的な話を聞きたい
- やりがいや大変なことを知りたい
そんな声におこたえします。
私は100社以上の企業が入っている建物の総合受付として、来客対応や入居されている企業のサポートをしていました。
その経験を踏まえ、この記事では
・企業受付の大変だったこと
・企業受付のやりがいや嬉しさを感じたこと
をご紹介します。
↓企業受付の具体的な仕事内容についてはこちらから↓
1.企業受付の大変だったこと
詳しくご紹介していきます。
・人の顔と名前を覚えること
人の名前を覚えることは得意なほうだと思っていましたが、苦労しました。。
100以上も企業が入っているので、各企業名・個人名を覚えるのは大変です。
だいたい全員を覚えるのに2か月はかかりました……
受付で「誰だっけ？」となれば失礼ですよね。
私は受付に来られた企業の方にその企業宛の郵便物を渡す際に、誤って別の会社宛の郵便物を渡してしまったことがあります。
その方がすぐに気づいてくれたので良かったのですが、一歩間違えれば個人情報漏洩の問題になります。
その後は確実に「○○会社の△△さん」と分かってから対応するよう心がけました。
ノートに似顔絵や特徴を書いたり、空き時間があれば登録してある顔写真をチェックしたりして覚えるようにしていました。
・丁寧な言葉遣い、ビジネスマナーの習得
普段言い慣れない言葉を使うことが多かったので、はじめは大変でした。
例えば以下のようなクッション言葉。
- 恐れ入りますが
- 差し支えなければ
- 恐縮ですが
- 失礼ですが
多用するのもよくありませんが、クッション言葉を使うかどうかで印象も違いますよね。
また、より丁寧になるよう言葉の言い換えも意識していました。
- これ、あれ→こちら、あちら
- そうです→さようでございます
- ちょっと→しばらく
- 今日→本日
私は最初の頃、対応がフランク過ぎると先輩に注意を受けました。
飲食店でアルバイトをしていたときの癖が抜けなかったようです。
飲食店では2トーンくらい明るさを上げて接客していましたが、企業受付では1トーンアップくらいにし、落ち着きも意識して仕事をしていました。
・6連勤
土曜日はシフトにより隔週の出勤だったのですが、たまに2週連続で６連勤になることもありました。
残業はほぼありませんが、それでも6連勤が続くのはきついです。
土曜日の出勤が終わった後のことを考えてなんとか乗り切っていましたが、日曜日は一日中寝ていることも多かったです。
我ながら当時の私よく頑張ったなー
体力は大事だと実感しました…。
・臨機応変に動くこと
企業受付は思っているよりイレギュラーな対応も多いです。
まずは目の前の来客優先で仕事をします。
しかし、来客の対応を続けているとメールの返信や、空いた時間にやろうと思っていたマニュアルの作成など自分の仕事がなかなかできません。
アポがあるお客さんが来ているのに、訪問先の企業と連絡がつかない…というトラブルもあります。
優先事項を確認して、臨機応変に動くことは大変でした。
・電話対応
入居している企業の代理で電話を取る電話代行の仕事が何よりきつかったです。
企業ごとで対応方法が異なるので覚えることも多く、とにかく大変でした。
例えば、
「担当者は何時に戻られますか？」
- A社宛ての場合：「こちらでは分かりかねます」と答える
- B社宛ての場合：受付にも共有されているスケジュールを見て答える
など企業によって対応が異なります。
聞き慣れない専門用語も多く、最初は泣きそうでした。。
電話の相手からしたら私は「○○会社の人」なので、「これくらい知っていて当たり前でしょ」という感じで話しますよね。
でも私からしたら「何それ？？」と思うことも…。
過去の電話内容を確認したり、先輩の対応を研究したり、各企業のホームページをチェックして勉強しました。
また、クレーム系の電話対応は最も心の折れる仕事でした。
自分に言われている訳ではなくその企業宛に言われているのですが、怒鳴ったり嫌味を言われたりするのは嫌ですよね…。
・誰かが休んだときの仕事
受付は少人数体制で代わりがいません。 体調管理は大事だと学びました。
1人が休んだだけで、その日の仕事量が膨大になります。
休憩時間をほぼ取れないときもありました。
2.企業受付のやりがいや嬉しさを感じたこと
詳しく紹介していきます。
・お客さんに感謝された
直接感謝を言われるのは滅多にないからこそ、お客さんに感謝されたときは嬉しいです。
- 「受付がいつも丁寧に対応してくれるから助かる」
- 「不在にしているときも電話の対応をしてくれるおかげで、自分の仕事に専念できる」
と言われたときはやりがいを感じました。
「いつもよく気づいてくれてありがとね！」と言っていただけることもありました。
人の表情や周りの変化に敏感で、観察力がある内向型という性質のおかげかもしれません。
・自分の成長を実感した
慣れない言葉遣いに苦戦しましたが、スムーズに来客対応ができるようになったときは成長を実感しました。
- 先輩の指示で動いていたが、自分で判断して動けるようになった
- メールを作成するのに20分かかっていたが、５分でできるようになった
- お客さんの要望に応えることができた
小さなことでもできることが積み重なると「成長できている！」と実感し、嬉しかったです。
・他の受付スタッフに感謝された
受付みんなで支え合っていたので、仕事を抱えてそうな人がいたら手伝い、勤務時間内に終わらせよう！という意識がありました。
面倒な仕事を引き受けたときや進んで仕事をしたときは感謝されました。
・イレギュラーな対応を終えた
マニュアルにはないイレギュラーな対応も多々あります。
例えば あるとき「スーツケースを空港に送りたいけど、どうしたらいい？」 という問い合わせを受けました。
そのときはいかに手間無く安い料金で送れる方法がないかを調べて、お客さんに提案をしました。
業者と何度もやり取りをして、調べた上でお客さんに伝えられたときは達成感がありました。
・広く浅い知識がついた
ITや医療、物流など様々な分野の方が働いているので、広く浅い知識が身につきます。
それぞれの会社のホームページを見たり、お客さんとお話をする中で知らないことを知れます。
スタートアップ企業も多く、ここから新たなビジネスが始まり、そのお手伝いができるのも嬉しいなと思いました。
3.企業受付の大変だったこと・やりがいを経験者が具体的に紹介｜まとめ
私が企業受付として働いたのは約1年ほどでした。
大変すぎて泣きたくなる日もありましたが、成長できたことがたくさんあり、充実した１年間だったと思います。
これから企業受付として働こうと思っている人がやりがいを見つけて働けることを祈っています。
最後までお読みいただきありがとうございました♪
